こんにちは！最近とり皮ポン酢にハマって、週1ペースで作っているあーみんです。茹でて切ってポン酢をかけるだけなのに、とっても美味しくてお酒にもよく合うのでオススメですよ♪

さて今回は、飲食店を中心に全国約500店ものさまざまな店舗を経営するDDホールディングスを訪ねてきました。DDホールディングスは、居酒屋・レストランで有名な「ダイヤモンドダイニング」や、ビリヤード・ダーツ・ネットカフェなどでおなじみの「バグース」など、さまざまな業態の店舗を経営している企業です。同社では、現在1,000名以上の方がkintoneを使ってくださっているのですが、kintoneの管理をしているのは、な、な、なんと...たった１人！？
いったいどのようにkintoneを運用しているのか、ご担当者の寺田さまにお話を聞いてきました☆

kintone担当者の寺田さん、となキンは２度目のご出演

―寺田さん、お久しぶりです！

寺田さん：お久しぶりです。過去に「となキン」の取材を受けてから、もう3年以上経ちますかね。

―実は寺田さん、前職時代にも「となキン」にご出演いただいたことがあったのです！でも今回の再会は全くの偶然でした！さっそくですが、御社のプロフィールについて教えていただけますでしょうか。

寺田さん：はい。弊社は以前より「100店舗100業態」を掲げてその業務形態を達成しており、飲食店を中心にさまざまな業態のサービスを展開し、現在の店舗数は約500店舗ほどあります。

ー店舗の名前を見たら、わたしも利用したことがあるお店がたくさんありました。

寺田さん：ありがとうございます。店舗展開も順調に進み、お陰さまで業績は右肩上がりですが、売上は上がっても本社の事務工数などコストが上がる一方で、近頃では全社的に「本社コストを下げる」という目標が掲げられるようになりました。そして現在業務システムとして全社的に採用しているのがkintoneです。現在、私は各部門でのkintone導入まわりや、管理部分を担当しています。

入社してみたら、kintoneが解約の危機に陥っていた

―寺田さんがDDホールディングスに入社したのは今年(2019年)のはじめと伺いましたが、御社ではそれ以前にkintoneが導入されていましたよね？kintoneまわりの業務は、誰かから引き継いだ形だったのでしょうか。

寺田さん：いいえ。私が所属するグループ情報システム室は、ほとんどのメンバーがインフラ系の担当です。売上管理システムやネットワーク関係は業務や売上管理に直結するので管理が手厚いのですが、業務システムは専任者が１人もいませんでした。そのため、今までは各部門が単独で業務システムを導入したり、Excelなどで管理したりしている状況でした。
最初にkintoneを導入したのは、施設管理部門が店舗の修繕依頼を管理するためのシステムとして、だったのですが、この時点で情シスはkintoneの管理には関わっていませんでした。

―現場主導でkintoneの導入・運用がされていたんですね。その後、情シスがkintoneを管理するようになったキッカケはあったのでしょうか？

寺田さん：この店舗修繕管理がうまく活用されはじめて、他の部門のメンバーも「kintone便利そう」と自分たちも使い始めるようになりました。ここまでは良かったのですが、kintone全体を管理する人がいなかったため、次第にアプリが乱立し始め、何個も重複したマスタが作られたり、レコード数０件の使われていないアプリが100個以上存在していたり...とにかくkintone内の情報が氾濫していきました。

―あぁ...kintoneの使い始めに陥りがちな罠ですね(；；)

寺田さん：kintone専任の担当がいたわけでもなく、どれも業務の片手間で作ったアプリだったので、使い勝手もあまり良くありませんでした。次第にkintoneの悪評が上がってくるようになり、上層部からも「kintoneはもう解約したほうがいいんじゃないか？」と言われるほどになってしまいました。

―なんと！kintone解約の危機が訪れたんですね...。

寺田さん：先ほども言ったとおり、本社コストを下げるというのが全社的にも重要なミッションだったので、kintoneを解約して新システムの導入をしたほうが良いのでは？という声もありました。しかし私は前職でkintoneに関わる仕事をしていたこともあり、何千万円もかけて新しいシステムを導入するよりも、kintoneをもっと生かしたほうが良いのではという想いがあり、社内のkintoneを1から整備し直す決意をしました。

kintoneを解約の危機から救うために起こした行動とは

―アプリが乱立したkintoneを1から整備し直す...すごい決断ですね。具体的にはまず、どのような行動を起こしましたか？

寺田さん：まずは各部門の担当者を訪ねて、ひたすらヒアリングを始めました。といっても雑談レベルですが「普段どんな業務をしているの？」「何か困っていることはない？」といった感じです。この情報収拾が一番時間をかけて、一番苦労したところでした。

―想像するだけで途方もないです。しかも寺田さんは入社して間もない頃。担当者さんのお名前とお顔も一致していないことが多かったのではないですか？

寺田さん：はい。座席表を片手に顔と名前を確認しながら、足で情報を稼ぎました。これをきっかけに社内の知り合いも増えましたね（笑）。

―ヒアリングで情報収拾した後、kintoneに落とし込むまでの流れはどうでしたか？

寺田さん：その先は意外とトントン拍子に進みました。各部門の業務にあわせてkintoneのアプリを形にして、それを現場の人に見てもらってフィードバックをもらって、修正して...の繰り返しで、すぐにアプリの土台をつくることができました。アプリをスピーディーに作れるのは、やはりkintoneの魅力ですよね。

―素晴らしい改革ですね〜！現在は具体的にどのようなアプリを活用していますか？

寺田さん：いろいろとあるんですけど、例をあげると反社チェック、リーガルチェック、契約書押印、注文書押印などです。

とくに、押印関係は今まで手書きの帳簿にハンコを押していたり、リーガルチェックは電話やメールを駆使して行なっていたり、それぞれの作業にかなりの時間がかかっていました。その上、帳簿同士の情報は連携していないので全てを正確にチェックしきれていないのが実情でした。

現在はkintone上のワークフローが承認されたものしか押印できないようになっているので、正確に管理ができるようになりましたが、それだけでなく「どの部署でどんな押印が多いのか」というのがkintone上で可視化できるようになったのもすごく大きな効果でした。コストを圧迫している業務を見える化することで、不要な作業を洗い出し、実際に業務コストを削減することができました。

↑こちらは社内でも特に活発に使われているという「反社管理台帳アプリ」
Garoonとも連携していて、登録した後にGaroonのワークフローで稟議を通せる仕組みだそうです

―今まで何となくやっていた作業が、実は他の作業とまとめられたり、カットしても問題なかったりする場合も往々にしてありますよね。kintoneによって実際に現場の方の手間を減らすことができたなら、相当喜ばれたのではないでしょうか！

寺田さん：そうですね。...あ、喜ばれたといえば、店舗マスタですね。実は今まで会社オフィシャルのマスタデータが存在しなかったんですが、最近kintoneでマスタを作りました。そしたらこれが大変喜ばれて。

―えぇ〜！？500店舗のマスタが無かったということは、今までどのように運用していたのですか？

寺田さん：各部署がExcelで管理していました。しかし自分の部署で確認する為のマスタだったため、本当にそのExcelのマスタ情報が最新のものなのか分からず、それぞれの部署が片手間で修正している状況でした。kintoneにオフィシャルな店舗マスタが出来た時は「これを待っていた！」と色々な人から喜ばれましたね。

1,000名規模で使うkintoneをたった1人で管理できているコツは？

―かなり順調にkintoneで業務改善が進められたようですが、1人だけで1,000名以上が使うkintoneを管理するのは大変だったのではないでしょうか。

寺田さん：途中で問題は出てきました。具体的には『風呂敷を広げすぎて業務が追いつかない問題』です。私１人でできる業務量にはどうしても限界があるので、現場からの要望は増えても対応が追いつかない、という状態になってしまいました。

―うぅ、それもkintone管理者が陥りがちな状況ですね...。その点はどのように解決しましたか？

寺田さん：kintoneの連携プラグインを使うことで解決しました。1人で全てのアプリをカスタマイズしている時間は無いけれど、プラグインを使えば簡単に思い通りの形を作ることができます。プラグインを使い始めてからは、アプリ作成のスピード感が大きく変わりました。また、プラグインだけではどうしても実現が難しいものに関しても、パートナーに外注するなどして、なるべくアウトソースするようにしました。

―kintoneは各社が出しているプラグインがたくさんありますし、訪問開発サービスなどもいろいろあるので、まさにkintoneの利点をたくさん活かしていただいていますね！素晴らしいです！！

寺田さん：他にも、アプリの一覧設定や通知の設定は、実際にアプリを使う現場のメンバーに設定してもらうようにしています。一覧や通知は現場で実際にアプリを使う人のほうが便利に設定できると思うので。

―御社内で、一度は解約の危機に瀕したkintoneでしたが、現在社内でkintoneの評判はどうですか？

寺田さん：「kintoneで何か業務がうまく回っているみたいだね」という話は、上層部の耳にも届いているようです。現場からは「本当にこういうのが欲しかった！」「もう前のやり方には戻れない」という好評の声をたくさんもらっているので、そういった声が現場から上にも伝わっているようです。今後はRPAツールを使って会計システムと連携したり、GIS（地理情報システム）と連携したり、さらにkintone活用の幅を広げていきたいと思っています。

↑ポータル画面なども、ユーザーが使いやすいように工夫して作られていますね！

―ちなみに...寺田さんは現在１人でkintoneの専任担当をなさっていますが、今後担当の方が増える可能性はありそうですか？

寺田さん：そうですね(笑)。今のままだと業務が１人に依存してしまう危険性もあるし、私自身も他の人の視点が欲しいなという気持ちもあるので...もう１人くらい担当が増えると嬉しいなと思っています。ただ、その担当者はITの知識に長けている人でなくてもkintoneの基本さえ分かっていれば成り立つのではないかと思っています。

―それでは、最後に今後のkintoneの展望などお聞かせいただけますでしょうか。

寺田さん：今後RPAツールとkintoneを連携することにより、シームレスなデータ連携を実現したいというのは先ほど述べた通りですが、そういった改善活動によって、各部門のスタッフたちが本来の業務に集中できる環境をさらに整備していきたいと思っています。

寺田さんは「kintone hive」の講演を聴きにきてくださったり、キンスキのコンテンツを読んでくださったり、kintoneにまつわる情報を積極的に取り入れ、実際の業務改善に繋げてくださったそうです。
まず、無法地帯になったkintoneを立て直すという行動自体が、想像するだけでもかなり大変なことだと分かります。しかし最後に寺田さんにkintoneへの印象を聞いた際「kintoneは楽しい」と言ってくださったことに、その原動力を感じることができました。
kintoneが好きだから、kintoneの可能性を信じて大きな改革を成し遂げてくださったのでしょう！

寺田さん、素敵なお話を本当にありがとうございました！！