手間のかかるお弁当注文の管理。kintoneなら安価にシステム化できますよ!

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皆さんこんにちは、kintone大好き営業の松井です^^
今回はkintoneで作る「お弁当注文アプリ」をご紹介したい思います!サイボウズで運用しているアプリを元に、今回は連携ソリューション活用編でご紹介しますよ!

"お弁当の注文業務"はけっこう大変!

皆さんはお昼の食事をどのようにとられるでしょうか。サイボウズではお弁当の注文ができ、希望者は毎朝9:30までに注文すると会社まとめて発注してくれます。おそらく同じ様な会社様は少なくないでしょう。社員がボードの紙に記入し、総務がまとめて、注文用紙でFAXする。注文する会社様では、このような流れが多いかと思います。

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こんな帳票使っていませんか?(クリックしたら拡大します)

でも、この運用って地味に大変ですよね。社員はボードまで行かないと行けないし、総務さんはボード改修に回らないといけません。また、集計して注文用紙に書き直すのも手間ですね。毎日必要な業務ですので、20分かかるだけでも月400分。結構なボリュームになります。

kintoneなら簡単に効率化できる!

これらの課題ってkintoneなら解決できちゃいそうです。外からスマホで入力もできるし、注文データは自動で一覧に集まります。注文書も印刷連携で簡単に作れそうです。実際にサイボウズはkintoneで運用を行っていたりします。お、kintoneでいけそうですね!

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こんな感じです(クリックしたら拡大します)

ただ1つ課題があります。それはライセンス価格。サイボウズの運用は社員全員がアカウントを持っている前提です。そりゃメーカーなので贅沢にアカウントを使えますが、お客様へ同じ提案するのは現実的ではありません^^; 言ってもお弁当注文なので、メインの業務ではありませんからね。

そんな時こそ連携ソリューションの出番です。今回はkintoneライセンスが5ユーザーで済む運用をご紹介したいと思います。

注文はWebフォームから。「フォームブリッジ」でお手軽フォーム作成

アカウントがないのなら、ログインせずに入力すれば良いのです。Cstaps社の「フォームブリッジ」はまさにそんなニーズに応える連携ソリューション。kintoneと連携するwebフォームを簡単に作ることができます。実際に作成したフォームがこちらです。

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(クリックしたら拡大します)

このようにフォームブリッジはスマホにも対応しているので、どこからでも入力することができます。また最初にID・PASSの認証がありますが、これはフォームごとにID・PASSを作成して配ることができます。もちろんkintoneにもIDは入力されますし、アカウントをいくつ作成しても価格は変わりません。

注文を変更したい!そんな時は「マイページ」を使おう

便利なWebフォームですが、一つ難点があります。それは一度投稿すると変更ができないこと。でもお弁当って突然の用事でキャンセルしたい時もありますよね。。そんな時に利用できるのが「マイページ」機能。なんと1投稿ごとにページを発行し、後から変更することができるのです。

フォームに入力したメールアドレス宛にページURLが届くのでクリックすると。。。

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ページが表示され、編集ボタンから注文を変更することができます!おお、便利ぃ!

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(クリックしたら拡大します)

マイページ機能は「kViwer」と組み合わせることで利用ができます。実はフォームのお弁当を選ぶ機能もkViewerとの連携を利用しています。詳細はCstaps社のHPをご覧ください。

注文書の印刷はプリントクリエイターで。と思ったら、うまくいかない!?

kintoneにデータが溜まれば、あとは注文書を作るだけ。これも同じCstaps社の「プリントクリエイター」が使えます。じゃあ注文書のPDFを読み込んで設定してと...あれ?このデータの並びだと設定ができない。。?

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kintoneは明細ごと、注文書は合計数と形式が異なります

今回の注文書は今日の合計を記載するものです。kintoneは集計した数の印刷連携ができないため、このままでは注文書が発行できません。こういった悩み、kintoneを使っているとよく出てきます。

そんな時は、別の集計アプリを作ることで解決できるかもしれません。標準機能では別のアプリのデータ集計はできませんが、連携ソリューション「集計サポート+(ATTAZoo+)」を使うことで実現ができます!これは関連レコードの数値を集計し、レコードに埋め込むことができるプラグインです。

そして組み合わせたアプリがこちら。

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注文明細を集計用アプリに読込みます(クリックしたら拡大します)

連携ソリューションとの組合せでkintoneがもっと便利に

いかがだったでしょうか、無事に注文〜注文書の出力までをシステム化することができました。もちろんこの連携ソリューションは他のアプリにも使うことができるので、そう考えるととてもコスパが高いシステムだと思います。

業務効率を高める連携ソリューションはまだまだたくさんあります!ぜひ組み合わせていただき、kintoneのコストパフォーマンスを高めていきましょう!

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※組み合わせる連携ソリューションによっては、処理が重複し正しく動作しない場合がございます。本記事は紹介した製品を組合せた場合に、正常な動作を保証するものではございません。予めご了承ください。