忙しい社労士事務所の仕事をラクにしてみよう！
この記事では、社労士事務所で働く方々を対象に、クラウドサービスであるkintoneを使って業務をラクにするヒントをご提供します。
社労士事務所で働く皆さまこんにちは。 社労士事務所のお客様は「忙しいから業務を社労士事務所にお任せする」という方々です。でも引き受けた社労士事務所の皆さまが忙しくなってしまうことも多いようですね。 今回は、典型的な次の2つの忙しさについて、解決策をあわせてご紹介します。
- 担当者が据え置きで、仕事を協力しあえない
- 案件が長くて、やり忘れが発生しやすい
社労士事務所における忙しい仕事1：担当者が据え置きで、仕事を協力しあえない
多くの社労士事務所では、一人ひとりに担当案件を割り振って、それぞれが担当案件を処理しているでしょう。
顧問先の情報はすべて担当者のパソコンに入っている、顧問先とのやり取りはすべて担当者がメールで行っている、こういう状況では、担当者が急病になったり、退職してしまったりすると、他の人が引き継ぐ際に余計な手間がかかります。
新しい人を採用した場合も、一人で案件を担当できるようになるまで多くのサポートが必要になります。
もし、一人ひとりが抱える案件を共有できたらどうでしょうか？
担当者本人だけが見える場所（自分のパソコンなど）で作業していたのをやめて、みんなが見える場所で作業するのです。 はじめのうちは、記録する内容が多いので、手間に感じるかもしれません。でも、確実にメリットはあります。 突発的な担当者の欠勤でも、対応履歴があれば誰かが引き継げます。 新人育成でも、過去の対応を見ながら部分的に仕事を任せて、だんだん責任範囲を広げたり、独り立ちするまでの育成の手間が減ります。 このように仕事の共有を実現するのが、今回ご紹介するkintoneというクラウドサービスです。 kintoneがどんなものか、詳しい説明は後半でお伝えしますが、ここではExcelのように案件管理ができるサービスだと理解してください。 顧問先との対応履歴を自分のパソコンの中にあるExcelではなくて、kintoneの案件管理システムに入力します。このシステムは、インターネットにつながってさえいれば、誰のパソコンからも使うことができます。
操作画面はこんなようすです。ただ案件情報を見るだけでは何をすればよいかわからないけれど、右側に掲示板のように対応履歴や、引継ぎメッセージを書き込む場所があるので、この場所を活用して、チームの皆さんで助け合いながら仕事を進めらせます。
社労士事務所における忙しい仕事２：対応期限の足が長すぎる！
社労士事務所の仕事のなかでも厄介なのは、1つの案件の期間が長い、助成金申請でしょう。例えば最近多いのはキャリアアップ助成金です。採用時に書類を一式準備し、それから6か月後たってから、2か月の提出期間中に申請し、数か月後にやっと支払いを受ける、というものです。
期限を忘れると助成金が支給されません。なので皆さん、カレンダーやらアラームやら活用して、それぞれが期日を忘れないようにしていることでしょう。でも、もっと確実にミスをなくす方法はないのでしょうか？
もし、案件管理表にアラームがついていたらどうでしょう？
クラウドサービスであるkintoneには、利用者にお知らせ(通知)をする機能がついています。 例えば案件の期日の2日前に忘れないように教えてほしい、としましょう。 案件情報を一覧表にまとめて、期日を記入しておきます。
Excelみたいだけど、Excelはお知らせしてくれません。
期日が近づくと、画面に通知が表示されます。
メールでお知らせすることもできます。
通知をチェックすると、期日の近づいた案件の詳細が表示されます。
書類棚からこの案件のファイルを持ち出して、必要な手続きをしてしまいましょう。 （残念ながら、ここは紙の書類ではないとできないですね）
誰に通知するか、何日前に通知するか、何時に通知するか、といったことはご自身で設定することができます。
一覧表の全体に一括で設定できるので、漏れなく通知させることができますよ。
さて、2つの象徴的な事例をご紹介してきました。kintoneというサービスで案件管理を行えば、社労士事務所の忙しさを軽減させたり、ミスを防止できるかもしれない、と思っていただけでしょうか？
おまけ...ほかにも忙しい仕事がある！
kintoneの利用料は一人当たり月額1500円です。案件管理のツールとしてはちょっとお高い、と感じるかもしれません。
それもそのはず、kintoneは社労士事務所の案件管理のために作られたツールではありません。「表計算ソフト」であるExcelが、案件管理から日報、契約書作成、予算管理など様々な目的で使われているように、kintoneも様々な目的に活用できます。
kintoneで行える社労士事務所の仕事の例といえば...
- スタッフの日報
- みんなが閲覧・修正できる顧問先の一覧表
- 担当者の作業時間の集計
- 担当者の負荷分析
- 顧問先当たりの累計対応時間の集計
- 社内用の業務マニュアル
...といった使い方ができます。
自分達でひと手間かける必要があるのだけど、どんな使い方をしても利用料は1人1500円のままです。
インターネットにつながっていれば、自宅のパソコンからでもスマートフォンからでも利用することができるので、外出中の先生に確認してほしい、どうしても家に戻らないといけないけれど確認作業だけはできる、といった場合にも便利です。
利用に興味をもっていただけた方は、30日間の無料お試し体験ができますので、気軽な気持ちでお申込みください。
自分たちで導入できる自信が無いな、という場合、東京・大阪・福岡で担当者が対面でご説明をする「kintone導入相談カフェ」というサービスも提供していますので、迷った際は、まずはこちらをご活用ください。