【15分のExcel業務がワンクリックに!?】新入社員がkintoneカスタマイズで社内業務を改善してみた

はじめに

とし1_0626034136.png こんにちは、とっしーです!

うめの2_0626034520.png こんにちは、うめちゃんです!

とし1_0626034136.png 僕たちは!

うめの2_0626034520.png 今年サイボウズに入社した新入社員です!


≪自己紹介≫

とし1_0626034136.pngとっしー

エンジニア職採用

海鮮丼で有名な金沢出身なのに、魚介類が食べられない。

うめの2_0626034520.png

うめちゃん

ビジネス職採用

黒縁メガネをしているので、よくエンジニアに間違えられる。


とし1_0626034136.png 僕たちはただいま、新人研修真っ最中。
     研修では、社内のいろんなお仕事を体験しています。
     そんな中で僕たちは、「社内業務の自動化/システム化」というお仕事に
     挑戦してみようと思っています!

うめの2_0626034520.png 平たく言うと、社内にある面倒なお仕事を、簡単・便利・らくちんにしちゃおうぜ!
     っていう取り組みです。


うめの2_0626034520.png さてさて、社内の面倒なお仕事ってどこにあるのかな?

とし1_0626034136.png うーん。僕は人事部って面倒なお仕事が多いと思うんだよね。

うめの2_0626034520.png どうして?

とし1_0626034136.png だって、毎年たくさんの学生の採用管理をしてるから事務的な作業が多そうだし...。
     いつも人事部の先輩って忙しそうだよね。

うめの2_0626034520.png 確かに...。

とし1_0626034136.png それに、普段お世話になってる先輩の助けになりたいよね!

うめの2_0626034520.png (うわ...媚び売り始めた...)

そんなこんなで人事部にヒアリング

とし1_0626034136.png 中江さん!何か困っていることありませんか!? (※中江さん:人事部)


330873_2287138947883_7133568_o_0627110110.png 唐突!!
     困っている事かぁ...。
     あっ、そういえば面接をした学生の管理が大変なの。

うめの2_0626034520.png えっ、今はどんな管理をしてるんですか?

330873_2287138947883_7133568_o_0627110110.png 面接した学生の集計を毎週おこなってるんだけど、その集計が面倒で...。

とし1_0626034136.png そうなんですか?
     kintoneの集計機能を使えばいいと思うんですけど...。

330873_2287138947883_7133568_o_0627110110.png それができたら苦労してないの...。
     今は集計を、各選考ステータス + 各職種別 の絞り込みをしていて...。
     複数の絞り込みをする集計はkintoneの標準機能だとできないんだよね。

うめの2_0626034520.png なるほど...。確かにそれだと集計はできないですね...。

330873_2287138947883_7133568_o_0627110110.png だから毎週、54パターンの絞り込みを手動でやって、
     そのレコード数をいちいちExcelに打ち込んで、集計してるの。

お悩み1
CDN用資料2.png

うめの2_0626034520.png ご、54パターン!?!?!?

とし1_0626034136.png なんてめんどうな...。

うめの2_0626034520.png これは改善するしかない。
     中江さんありがとうございました!

どうすれば改善できそう?

うめの2_0626034520.png 中江さん、大変そうなお仕事をしてたね...。
   
とし1_0626034136.png あれはなんとかしたい...。

うめの2_0626034520.png 一旦、整理しよっか。現状はこんな感じだね。


スライド2.PNG

とし1_0626034136.png これをこんな風にできれば改善できるかな?

スライド3.PNG

うめの2_0626034520.png おぉ、なるほど...。

     こうなれば、中江さんもボタンを押すだけで集計ができるようになるんだね。

とし1_0626034136.png そういうこと!

うめの2_0626034520.png でも、こんなこと実装できるの?
     とっしーって、kintoneカスタマイズやったことあったっけ...?

とし1_0626034136.png 任せろって。誰だと思ってるんだ?

    外松さんだぞ.png

     とっしーさんだぞ?


うめの2_0626034520.png ...。

     頼もしいことはわかったよ...。

いざ、実装!

とし1_0626034136.png できた!!!

うめの2_0626034520.png はやい!

とし1_0626034136.png kintoneカスタマイズ、予想以上にサクサクできるんだね。

     題して"カウン採る"!!

     数値を集計するということで"カウント" と、 採用アプリということで "採る"

     を掛け合わせた、ご機嫌な機能名だぜ!

~~~アプリ

うめの2_0626034520.png おー!
     これ、どんな感じに使うの?

とし1_0626034136.png 使い方は簡単!
     この「集計」ボタンをぽちっと押すだけ!

     ぽちっとな♪

aggregate.gif

うめの2_0626034520.png おぉおおおおお!!
     一瞬で数値が反映されてる!

とし1_0626034136.png このアプリの仕組みを教えよう。
     まずkintone JavaScript APIを用いて、
     kintoneアプリのレコード追加画面にボタンを配置して...。

     ボタンが押されたら、転記元にあるレコードをkintone REST APIで全件取得。

     そして取得したレコードを54の条件で集計するんだ。

     最後に集計した結果を、kintone JavaScript APIを使ってレコードのフォームに転記!


※今回使用した機能はこちら。(cybozu developer networkの記事へ飛びます。)
     レコード追加画面へのボタンの配置

     レコード追加画面のフォームに値の初期値セット
     転記元レコードの全件取得
     
転記元のフィールドコードチェック

うめの2_0626034520.png な、なるほど...。
     なんかよくわからないけどすごいことはわかった!

とし1_0626034136.png 早速中江さんに見せにいこうー!

実際に使ってもらいました

とし1_0626034136.png 中江さん、できましたよ!

330873_2287138947883_7133568_o_0627110110.png え、ほんとに!

     

     ぽちっ

330873_2287138947883_7133568_o_0627110110.png わぁあ!!

     15分もかかった作業が、一瞬でできちゃった!!

うめの2_0626034520.png えっへん。

とし1_0626034136.png 何もしてないでしょ。


330873_2287138947883_7133568_o_0627110110.png 二人ともありがとう!
     これで私の残業が減るし、ヨガにも料理教室にも行けるよー!

とし1_0626034136.pngうめの2_0626034520.png 女子力UP、お願いしますねー!!

とし1_0626034136.png いや~、喜んでもらえて嬉しい!

うめの2_0626034520.png これにて一件落着!

取り組みを終えて

とし1_0626034136.png 今回初めてkintoneのカスタマイズをやってみたけど、
     意外に手軽に社内の業務を改善できるってことが分かったよ。

うめの2_0626034520.png 社内にもまだまだ、改善できるところがたくさんあるんだなーって思ったね。
     いろんな部署の人に話を聞いてみて、もっともっと社内の業務を改善していきたいな。

とし1_0626034136.png さてさて、今回kintoneカスタマイズに使用したコードはこちらです。
     複雑な集計を別アプリに転記させたい、
     というお悩みがありましたら是非参考にしてみてください!

うめの2_0626034520.png cybozu developer network には、
     その他にもkintoneカスタマイズのお役立ち情報が満載す!
     みなさんも、こちらを活用してぜひ社内業務の改善を目指してみてくださいね^^

とし1_0626034136.pngうめの2_0626034520.png 最後までご覧いただきありがとうございました!!!


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