【15分のExcel業務がワンクリックに!?】新入社員がkintoneカスタマイズで社内業務を改善してみた
はじめに
こんにちは、とっしーです!
こんにちは、うめちゃんです!
僕たちは!
今年サイボウズに入社した新入社員です!
≪自己紹介≫
エンジニア職採用
海鮮丼で有名な金沢出身なのに、魚介類が食べられない。
うめちゃん
ビジネス職採用
黒縁メガネをしているので、よくエンジニアに間違えられる。
僕たちはただいま、新人研修真っ最中。
研修では、社内のいろんなお仕事を体験しています。
そんな中で僕たちは、「社内業務の自動化/システム化」というお仕事に
挑戦してみようと思っています!
平たく言うと、社内にある面倒なお仕事を、簡単・便利・らくちんにしちゃおうぜ!
っていう取り組みです。
さてさて、社内の面倒なお仕事ってどこにあるのかな?
うーん。僕は人事部って面倒なお仕事が多いと思うんだよね。
どうして?
だって、毎年たくさんの学生の採用管理をしてるから事務的な作業が多そうだし...。
いつも人事部の先輩って忙しそうだよね。
確かに...。
それに、普段お世話になってる先輩の助けになりたいよね!
(うわ...媚び売り始めた...)
そんなこんなで人事部にヒアリング
中江さん!何か困っていることありませんか!? (※中江さん:人事部)
唐突!!
困っている事かぁ...。
あっ、そういえば面接をした学生の管理が大変なの。
えっ、今はどんな管理をしてるんですか?
面接した学生の集計を毎週おこなってるんだけど、その集計が面倒で...。
そうなんですか?
kintoneの集計機能を使えばいいと思うんですけど...。
それができたら苦労してないの...。
今は集計を、各選考ステータス + 各職種別 の絞り込みをしていて...。
複数の絞り込みをする集計はkintoneの標準機能だとできないんだよね。
なるほど...。確かにそれだと集計はできないですね...。
だから毎週、54パターンの絞り込みを手動でやって、
そのレコード数をいちいちExcelに打ち込んで、集計してるの。
ご、54パターン!?!?!?
なんてめんどうな...。
これは改善するしかない。
中江さんありがとうございました!
どうすれば改善できそう?
中江さん、大変そうなお仕事をしてたね...。
あれはなんとかしたい...。
一旦、整理しよっか。現状はこんな感じだね。
これをこんな風にできれば改善できるかな?
おぉ、なるほど...。
こうなれば、中江さんもボタンを押すだけで集計ができるようになるんだね。
そういうこと!
でも、こんなこと実装できるの?
とっしーって、kintoneカスタマイズやったことあったっけ...?
任せろって。誰だと思ってるんだ?
とっしーさんだぞ?
...。
頼もしいことはわかったよ...。
いざ、実装!
できた!!!
はやい!
kintoneカスタマイズ、予想以上にサクサクできるんだね。
題して"カウン採る"!!
数値を集計するということで"カウント" と、 採用アプリということで "採る"
を掛け合わせた、ご機嫌な機能名だぜ!
おー!
これ、どんな感じに使うの?
使い方は簡単!
この「集計」ボタンをぽちっと押すだけ!
ぽちっとな♪
おぉおおおおお!!
一瞬で数値が反映されてる!
このアプリの仕組みを教えよう。
まずkintone JavaScript APIを用いて、
kintoneアプリのレコード追加画面にボタンを配置して...。
ボタンが押されたら、転記元にあるレコードをkintone REST APIで全件取得。
そして取得したレコードを54の条件で集計するんだ。
最後に集計した結果を、kintone JavaScript APIを使ってレコードのフォームに転記!
※今回使用した機能はこちら。(cybozu developer networkの記事へ飛びます。)
レコード追加画面へのボタンの配置
レコード追加画面のフォームに値の初期値セット
転記元レコードの全件取得
転記元のフィールドコードチェック
な、なるほど...。
なんかよくわからないけどすごいことはわかった!
早速中江さんに見せにいこうー!
実際に使ってもらいました
中江さん、できましたよ!
え、ほんとに!
ぽちっ
わぁあ!!
15分もかかった作業が、一瞬でできちゃった!!
えっへん。
何もしてないでしょ。
二人ともありがとう!
これで私の残業が減るし、ヨガにも料理教室にも行けるよー!
女子力UP、お願いしますねー!!
いや~、喜んでもらえて嬉しい!
これにて一件落着!
取り組みを終えて
今回初めてkintoneのカスタマイズをやってみたけど、
意外に手軽に社内の業務を改善できるってことが分かったよ。
社内にもまだまだ、改善できるところがたくさんあるんだなーって思ったね。
いろんな部署の人に話を聞いてみて、もっともっと社内の業務を改善していきたいな。
さてさて、今回kintoneカスタマイズに使用したコードはこちらです。
複雑な集計を別アプリに転記させたい、
というお悩みがありましたら是非参考にしてみてください!
cybozu developer network には、
その他にもkintoneカスタマイズのお役立ち情報が満載です!
みなさんも、こちらを活用してぜひ社内業務の改善を目指してみてくださいね^^
最後までご覧いただきありがとうございました!!!
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・5ユーザー、1年間無償の開発者ライセンスを申し込むことができます。
・Tipsやサンプルの動きを確認できるデモサイトを利用することができます。
・HTTP Client Tool for kintoneを利用することができます。