前回は、kintone認定 アソシエイト試験のアプリセクションを①アプリ作成、②アプリ利用、③コミュニケーションの3つに分けて、まずは①アプリ作成のアクセス権まで研究したのう。今回はその続きのプロセス管理から研究していこうかの。

「プロセス カンリ？」

プロセス管理とは？

(ニンテイシカクロボはプロセス管理が得意なはずじゃが・・・おかしいのう。)

「プロセス管理」とは簡単に言うと「ある状態から別の状態へ、アクションによって遷移し、それを管理する仕組み」じゃ。例えば、旅費申請アプリであれば「作成中」「申請中」「完了」というステータスを設定し、「申請」や「承認」と言ったアクションを設定することができる。

プロセス管理はkintoneのアプリを利用する上で是非とも活用してほしい機能じゃから、アプリ作成時点で組み込んでおくのが吉じゃのう。

「(プシュー・・・)」

・・・。(ロボの今の状態をプロセス管理で表現するとこんな感じかのう。)

アソシエイト試験でもプロセス管理の設定方法は大切じゃ。プロセス管理の設定方法や動作を学ぶには、実際にkintoneを操作しながらプロセス管理を設定してみるのが近道じゃな。

「(プシュー・・・)」

ニンテイシカクロボのくせにプロセス管理が理解できないのはおかしいと思ったら、プロセス管理を有効にするのを忘れっておったわい。

ちなみに、kintoneでもプロセスを設定するだけでなくプロセス管理を有効にする必要があるのじゃ。

そしてアプリ作成時に忘れてはいけない大切な機能があるぞ。「ルックアップと関連レコード」じゃ。アプリとアプリを連携させる機能じゃが、このルックアップと関連レコード機能は利用目的、設定方法、動作内容が異なる。この違いをしっかりと覚えておくことがkintoneを適切に活用するコツじゃ。

「次は『②アプリ利用』ですね。」

アプリを作ったら、アプリを活用しよう！

うむ。アプリ作成したらどんどんアプリにデータが入ってくるはずじゃ。このデータを活用することができなければ宝の持ち腐れじゃな。そこでまずは目的のデータを探すシーンを考えてみよう。これには「検索」と「絞り込み」が便利じゃ。レコード内の文字データだけでなく、特定のファイル形式であれば添付ファイル内の文字データも検索対象になる。これは便利じゃ。

「WORD、EXCEL、PDF・・・。」

うむ。他にも色々なファイルに対応しているからkintoneのヘルプで確認しておくと良いのう。

アプリ内のデータを活用する上で「集計機能・グラフ機能」は外せんぞ。あんなグラフやこんなグラフが簡単に作れて、しかもポータルやスペースに貼り付ければ、kintoneのデータに応じてリアルタイムで更新されるダッシュボードの完成じゃ。

「計算はトクイです。」

さすがはニンテイシカクロボじゃ。

更にkintoneには外部データをアプリに取り込むための「ファイルから読み込む」機能や、アプリ内のデータを出力するための「ファイルの書き出し」機能もあるから、外部データがkintoneにどのように取り込まれるのか？kintone内のデータがどのように出力されるのか？について覚えておくと便利じゃ。

また、kintoneはチームで活用するクラウドサービスなので複数の人が同時に使うことも想定しておる。同じレコードが同時に編集された時の挙動は知っておいて損はないのう。

kintoneでは「誰がどのレコードのどのフィールドをいつ変更したか？」と言うことを変更履歴機能で把握することができる。この変更履歴機能を使えば、誤って更新してしまった場合でも前のバージョンのデータに戻すこともできるんじゃ。

「シメンのツゴウもありますので『③コミュニケーション』にまいりましょう。」

やっぱり大切！コミュニケーション

そ、そうじゃな。(アタラシイ言葉を学習しているのう。。。)

ここまでは「kintoneでアプリを作ってデータを活用する」ための機能を中心に研究してきたが、ここからはワシがkintoneの機能の中でも最も気に入っている機能である「コミュニケーション機能」を見ていこうかの。

特に「データ」と「コミュニケーション」がひとつの場所で完結する「レコードのコメント機能」は、kintoneを使うなら是非とも使って欲しい機能じゃな。

この機能を使えば「データに関する質問や進捗報告はメールではなくレコードのコメントで済んでしまう」んじゃ。メンション機能で特定の人に宛先通知を飛ばすこともできるから「気づかなかった・・・」と言うことも防げるはずじゃ。

「ハカセ、急にアツイですね。」

・・・。

その他にもアプリには「アプリの条件通知」「レコードの条件通知」「リマインダーの条件通知」といった機能があるから、指定した条件で自動的に通知を飛ばすと言うことも可能じゃ。この機能をうまく使えば、社内メールが多すぎる！、レコードの更新に気づかなかった！、タスクをうっかり忘れてしまった！ということもなくなるのう。

他にもアプリに関する機能はたくさん

ここまででアソシエイト試験の「アプリ」セクションの基本的な機能について研究してきたぞ。

これ以外にも。。。

・ アプリコード

・ アプリテンプレート

・ アプリアクション

・ アプリストア

・ アプリグループ

・ レコードのカテゴリ

・ ゲストスペース内アプリ

などのキーワードについてもkintone ヘルプで調べておくとよいじゃろう。

アソシエイト試験のアプリセクションの内容はこのブログに書いてあることがすべてでは無い。そしてアソシエイト試験に合格することも大切じゃが、本来の目的はkintoneを活用して自らの業務を改善することじゃ。そこを忘れんようにな。

次回は「スペース」について研究していこうかのう。

Dr. KURA

新しい職業を見つけるため日夜研究をしている。
好きな言葉：「この世は価値で溢れている！」
苦手なモノ：日付変更線、国境、合格ライン、などのボーダーライン
試験管の中身：アプリコット風味の謎のクスリ
ビーカーの中身：カステラ風味の謎のクスリ

にんていしかくロボ

kintone認定資格のウラ側ではたらくロボ。 「しかく」ときいて自分が「刺客」だとカン違いしている。
得意なこと：kintone界のすごい人を見つける
苦手なもの：グレーゾーン
好きな食べ物：アプリコットが入ったカステラ