サイボウズ社員と楽しくキントーク！

最近、注目度の高い「RPA」。ロボで業務を自動化する、というやつですね。

実はサイボウズでもRPAを導入しており、例えば営業では受注処理の自動化に貢献しています。

今回は営業のRPA担当者をゲストに、活用内容からkintoneとの組合わせるメリットまでを聞きました。

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  紙ベースだった受注処理のフロー

  （00:00〜）

  • ゲストは入社10年目の営業本部業務部 管野さん
  • 紙ベースの受注処理をRPAなどを使い改善した
  • バラバラに届く注文を、全て紙に出力して業務フローを統一していた
  • 人力の確認・入力はミスに繋がり、受注量が増える中で負荷が高まっていた
  

  
  

  業務部がやるべき本来の業務とは

  （05:40〜）

  • 受注処理の仕組みを見直す、基盤への思考が本来の役割
  • 型番は1,000種類以上、教育コストが高く人数の問題ではなかった
  • より多様な販売方法に挑む可能性がある中、受注処理がボトルネックになってはいけない
  

  
  

  RPA導入後の業務フロー

  （07:36〜）

  • 発注情報をkintoneに入力、そのデータをRPAで処理するフローに
  • 業務フローを３種類に分類し、RPA・BPO・社内メンバーに振分けた
  • RPAは魔法のツールではない、向き不向きの業務がある
  

  
  

  

  
  

  工数だけじゃない改善の効果

  （13:46〜）

  • RPA・BPOの導入により、従来の７割を自動化・外出しに成功
  • 体力的な影響や、精神的な揺らぎの影響もなくなった
  • 細かな入力規則もRPAに任せられることの喜び

  導入は年単位のプロジェクト

  （15:26〜）

  • 検討を始めたのは２年前
  • 年単位のプロジェクトであり、今も改善を続けている
  • 業務フローの網羅は難しく、運用を始めて分かることもある

  RPAとkintoneの相性が良い所

  （17:53）

  • 導入前からkintoneとRPAは相性が良い気がしていた
  • 入口：kintoneに入れればRPAが処理できる
  • 出口：RPA後の業務を人が引き継ぎやすくなる
  • 補完：RPAが不得意な業務はkintoneの機能・JavaScriptで補える
  

  
  

  kintoneの得意な部分が光る

  （24:51）

  • 通知、権限管理、プロセス管理など、kintoneは共有に強みがある
  • ルックアップを使い、JavaScriptの処理は最低限の比較計算のみにしている
  • 処理の条件マスタアプリを作ることで、メンテナンスもしやすい仕組み
  • エラーの時はステータスを変えるだけ
  • 通知もRPAのメール機能より、kintoneの方が条件設定もしやすかった

  RPAの苦労１：業務の定型化

  （31:53〜）

  • 業務の定型化が大変、全てのフローを考慮することはできない
  • 人はなんとなく気づくが、ロボは設定したことしかできない
  • 業務を１つ１つ洗い直し、現場の人たちと必要性を確認していった
  • 業務の洗い直しは今もなお時間がかかる部分
  

  
  

  RPAの苦労２：RPAの仕様理解

  （37:19〜）

  • 管野さんは開発経験がゼロ、RPAを理解・設定には苦労した
  • プログラミング開発に近い感覚、ループ・分岐などを調整しながら進めていく
  • RPAでできないことを見極め、他の任せたり、時には諦める
  

  
  

  RPAがもたらすもの

  （40:20〜）

  • RPAは魔法じゃ無い、１つのツールが増えるだけ
  • 自動化が目的ではなく、業務を見直すことが大事
  • kintoneも業務を見直しながら、合わせて活用することが大事