#36:８年目の日報アプリ。長年の運用ノウハウを片山さんに伺う。

f:id:tme0503:20190618152318p:plain

長年のユーザーさんとキントーク！

今回のゲストはkintone利用歴８年目。
リリース翌月からご利用くださっている、ケーオー商事片山社長です。

導入のきっかけは日報アプリ。
このアプリは、形を変えながら今も利用が続いています。つまり、長年のノウハウがぎゅっと詰まったアプリということですね！

今回は片山さんに、その運用ノウハウをお伺いしました！^^

配信先

キンスキラジオは各メディアで配信をしています。

Apple podcasts（iPhone・iPad）

Google ポッドキャスト（Android）

spotify

YouTube

ACCESSは失敗したが、kintoneはスムーズに入れた
最初の１年は日報だけ。今も同じアプリを利用している
元々は手書きの運用。別に月初のレポートを作成していた。
初め営業は後ろ向きだった。レポート作成を自動化する工夫で前向きになった

日報の目的は管理じゃない

（07:56〜）

日報の目的は、管理ではなく質を見るため
忙しいようで、中身が伴っていない場合もある
商談予定を立てる意識が生まれた

アプリの構成

（11:11〜）

１つのアプリで予定と活動実績を管理
定量分析の為に「提案商品」と「訪問種類」は選択肢で入力
訪問種類を入れると、行動の質が見えてくる
一生懸命仕事しているが、商談ができていない、を防ぎたい

月一の営業会議では意味がない

（13:46〜）

行ったかどうか、会えたかどうか、目的達成したかを入力
定量化でアポを取る重要性が見えてくる
月１営業会議の結果報告では意味が無い
数を責める根性論では無く、結果の原因を基にアドバイスできるように

日報アプリの工夫

（18:19〜）

日報の訪問先は敢えて手入力、マスタ未登録の場合がある
入力した企業名を、ルックアップにコピーするボタンを設置
顧客や案件の管理アプリと連携をしている
日報に書いた案件確度は、CUSTOMINEを使い案件管理にも自動反映している

全文書き起こし

オープニング

松井：皆さんこんにちはkintone大好き松井です。今日のキンスキラジオではkintoneの提案のパートナー様であり、かつ長年のユーザー様でもあるケーオー商事の片山さんをゲストにお招きしました。片山さんどうぞよろしくお願いします

片山：よろしくお願いします

松井：片山さんはですね、ちょうどこの収録日であれば明日なんですけれども、kintone hive松山

片山：そうなんですよ。ついつい手を挙げちゃいまして今後悔してるところなんですけれどドキドキしてます

松井：明日ですからね

片山：そうです

松井：24時間後には終わっているようなタイミングなんですけれども。明日の話はですね全体的な流れとしてありながらも、今日はその中でもぎゅっとフォーカスをして。日報というところをテーマに、今ご利用7年目というところですので。とてもとても長い、お聞きになられた方からするとkintoneの大先輩ということになるので。7年目から見る当時の日報、どうやって運用を決めていったか、というところを聞いてて行こうと思いますのでよろしくお願いします

片山：お願いします

松井：まずはですねケーオー商事片山さん、どんな会社様であるかというところの自己紹介をお願いしてもよろしいでしょうか

片山：愛媛県今治市でですねオフィス機器とか事務用品とかを販売している会社を経営しています。今治しまなみ海道のところですね。はい、大変海の綺麗なところです

松井：ありがとうございます。今、ご創業としては何年目なんですかね

片山：創業間もなく50年、40数年経ってまして。私が二代目の社長になります

松井：従業員の方はどれぐらいですか

片山：全部で15名ですね

松井：メインの事業としてはどういったところでしょうか

片山：リコーの代理店をやっておりまして、リコーのコピー複合機とかパソコンとかサーバーとか ICT関連の商品も販売しております。あと、オフィス家具ですね。机とか椅子とか。あと文房具のお店もありますので、事務用品とかも販売しています。サイボウズも少し販売しています

松井：いえ、少しだなんて。うちのオフィシャルパートナーでもありますので。

kintone導入のきっかけ（02:07〜）

松井：今回のお話の中心で言えば、まさに複合機だったりとかIC商材の営業の方が従業員の方としても多いとは思いますので、そこの業務をどうか改善していくのか、そういったところだったと思うんですけれども。まあ今から7年前のお話なんですが、7年前と言うともうkintone出たばかりぐらいの時ですか

片山：そうですね。はっきり覚えてるんですけれど2011年11月にkintone発売されたんですけど。その導入したきっかけがですね、私が丁度2009年リーマンショック直後だったんですが、2009年1月に社長に就任したんです。それまではおかげさまで順調に推移していまして結構会社も大きくなってきて、私が社長になった後も少しは順調にいってたんですが。社長になって1年した頃に急にですね業績の伸びが止まってしまいまして

松井：そうなんですね

片山：なんとかしなきゃいけないなーと色々あがいている時に、たまたまkintoneを見つけまして。本当はSFAを導入したかったんですけども予算の関係とか、難しいぞっていう話は聞きまして、どうしようかなーと思っている時にたまたまkintoneを見つけた。それで導入したっていう次第ですね

松井：ありがとうございます。導入が2011年の12月ですので本当にkintoneが出てすぐぐらいの

片山：そうですね、発売されてすぐぐらいにお試し版を11月ぐらいに申し込みして、それが切れる12月ぐらいに正式に申し込み、契約をしたんじゃないかなと思います

松井：当時で言うと今のkintoneと比べるとかなり機能としても

片山：それはもうほんとに。逆に言うとですね、すんなり入り込めたかもしれないんですけれどもルックアップもない関連レコード一覧もない、もうフィールドで入力していくだけ、みたいな感じですね

松井：もちろんJavaScript だったりとか

片山：もちろんもちろんですね。もちろんありませんし

松井：本当に綺麗な素のkintoneというか

片山：エクセルの入力専用画面が作れるみたいなイメージで最初は使い始めましたね

運用を始めたばかりの頃（04:20〜）

松井：そのSFA を探しつつも、まずはkintoneをどういったところから始められたんですか

片山：SFA を導入する前にですね、最初ACCESSで顧客管理にチャレンジしたんですね。ところがACCESSは我々文系では全く無理でして、すぐに諦めてしまったんです。でkintoneを触ったらですね、ACCESSと似たような画面なんですけど、なぜかkintoneはすんなり入れたんですね。まぁすんなりって言っても結構苦労はしたんですけれども、なんか思ったより「あれ、できちゃった」みたいな感じですね。なんとなく日報が完成して、営業で使ってみたら営業も最初はちょっと抵抗あったんですけれど入力してくれ出したんで契約しようかなーみたいな感じで申し込みさせていただきました

松井：まさにその苦労な話をですね、聞いていきたいなと思うんですけれど。本当にその当時作って、使い始めたものが形は変わらず今も同じように

片山：そうですね、初めに作ったアプリが日報だったんですけれども、だいぶ形は変わってきたんですがそのアプリを今も使い続けています

松井：当時で言えば最初のその1年ぐらいは、まさに日報だけというか、単体がかなり運用の中心だったんですよね

片山：ええ、当初の1年間はですね、日報アプリだけを使ってましたね。さっきも言いましたようにルックアップもなかった時代ですから、他のアプリと連携するという発想もなかったんですよね。とりあえず日報にとにかくガンガン情報を入力して、日報アプリの中で色々集計とか分析とかやってました

松井：元々日報は何でやられてたんですか

片山：元々日報は本当に手書きでやってまして、月末、月が変わった時に翌月の行動結果とか売上結果をエクセルでA3の用紙にまとめて、営業会議の資料としてはエクセル使ってましたけれども、日報自身は手書きだったんですね

松井：その日報紙のものをkintoneに置き換えて入れて行こうねと言う感じだったと思うんですけれども、最初ちょっと抵抗もあったと言うか

片山：そうですね、当然手書きでやってますので、やっぱり入力しなければいけないという抵抗が皆さんあって、最初は抵抗があったんですが、まあ一つちょっと工夫したのがですね、月初に資料、営業日報じゃなしに訪問量、行動量とか、まあ先月こんなことをしたよというのをA3のレポートにまとめてたんですが、その集計結果をですね、日々kintoneに日報を入力していれば、行動量とか訪問量とかを集計ができるように CSV で紐付けして登録すれば集計できるような、ちょっとしたマクロみたいなものを作りまして、報告書が楽になるから日報を入力しようねみたいなことで最初はちょっと工夫していましたですね

松井：それこそkintoneの前だと紙でも入れますけれども、月に一回その1ヶ月前を思い出しながらもう1回入力し直すというか、二度手間な作業という所があったのが

片山：そうですね結構多分、半日以上かけて資料を作ってたんですね

松井：結構レポート作り直すっていうのが営業的には月末が近づくと、経費精算と同じぐらい重い感覚がありましたけど

片山：そこがすごく楽になるよっていう工夫というかね

松井：それは皆さんにもっと使ってもらうためのひとつの工夫だったんですか

片山：そうですねせっかくkintoneを経営に導入したんでやっぱり使いこなしたいなあと。特にまあ業績が悪くなってきた時代ですから、行動を見直すことによって業績アップにつなげたいなという思いはありましたので

日報の目的は管理じゃない（07:56〜）

松井：今その行動アップでっていったところはありましたけれども、日報をkintone化したり経営者の目的としては行動の定量化って言うか

片山：そうですね。やっぱりどうしても事務機の営業ですので、行動量と業績がどうしても比例する傾向があるんですよね。当初は行動量を管理したり、管理っていう言い方はおかしいんですけれども把握したいって言う思いがあったんですが。けど実際は管理っていうよりも中身、質ですね。例えば今月仮に200件訪問しました。その中でどれだけお客さんと実際に商談が出来てるのか。PRの方はどれだけできているのか。そう言ったのを全く管理できていませんでしたので。管理って言うか把握できてませんでしたので。営業さん本人も自分で今月忙しかったんだけども、じゃあ実際どれだけ相談しているのっていうところを気づいてくれたっていう意味で、kintoneで日報をしだして、自分で逆に気がついたところはあると思いますね

松井：お互いにこうぼんやりですもんね

片山：そうですね。なんか忙しく一か月終わったんだけれども、自分の日報を見てみたら全然商談してないやんっていう。自分で気がついた、じゃあこっちが言わなくても当然本人が、これマズいなと思ってくれますので。単に管理だけじゃなくして行動の中身が見えるようになったというのはやっぱりkintoneに日報を入力しだした大きなメリットかなと思ってます

松井：先ほど最初は量を見たくてっていうところでお話があったんですけれども、質をって言うのは初めてみて気がついたところでもあったんですか

片山：そうですね。一つは我々商談のアポイントを取るという習慣があまり、取ろうとは言いながらなかなか取れなかったんですね。日報をアプリで作った時にまず訪問予定日と訪問日という二つ日付フィールドを作りまして、なるだけ商談の、訪問のアポを撮ろうね、せめてアポは取れなくても前日に訪問計画は立てようね、ということでまずは訪問予定日を入力する。で実際に訪問すれば、訪問日を入力して、さらにその訪問結果が商談できたとかできなかったとか、自分のしたいことは達成できたのかできなかったのかというのをチェックボックスで選ぶようにしました

松井：なるほど。そうですよね、kintoneを入れた紙だったり日報ですと、予定を皆さんで共有するというところが無かったと思いますし

片山：そうですね。

松井：自分の中で手帳なのか頭の中なのかぼんやりと予定はあるんですけれど。結構まあ自分も営業でしたけれども、目の前のいろんな問い合わせとかに忙殺されてあんまり先のことを意識しないと言うか。でも達成するべき行動量とか目標があったりするので、やべえ今日全然アポ取ってなかったけどどこ回ろうかなって当日の朝にこう。

片山：ですよね。昔は本当恥ずかしい話、私自身も営業の頃にその日の朝になって今日どこに行こうかなーって計画立ててたことが結構あったんですよ。kintoneを利用しだしてからは少なくとも前日には、明日ここに行こうねっていうのは少なくとも何軒かは入るようになってきて

アプリの構成（11:11〜）

松井：でも同じような営業スタイルと言うか、パターンとして営業の一つのスタイルだと思うんですよね、営業形式というのが。そういった中で予定を可視化していない同じような状況って、他の方も多いかと思うんですけれども。さっきのアプリの構成的なところで言えば、まず予定を立てて、終わったらそこに結果を入れて行くという、アプリの使い方だと思うんですよね。それは一つの同じ日報アプリで

片山：そうですね。同じ日報アプリでフィールドを分けているだけなんですね。訪問予定日と訪問日っていう二つの

松井：その日報の目的が定量の見える化なので、多分結果の文字数複数行だけじゃなくて、ラジオボタン、ドロップダウンの項目が何かあると思うんですけれども

片山：我々は事務機コピー機がメインなんですけれども、色々と商品の種類も沢山ありますので、まず商品群ですね。どういった商品を提案しに行くのか。例えばコピーであったりとかオフィス家具であったりとか、システム商品であったりとか。こういった商品群の選択。それとあと訪問形態ですね。提案 PR 活動で行くのか、それとも新規開拓提案で行くのか、それとも配達とか納品とかに行くのか。そういった訪問形態。商品群と訪問形態という二つの選択肢で分けています

松井：群の方は何となくその注力している商材を提案できているのか、そんなイメージかと思うんですけれども。提案のその形態っていうのはどういった

片山：例えばですね、結構忙しく活動しているようで、実は提案活動ほとんどできていないっていうことがあったんですよ。例えば我々はパソコンなどを販売していますので、パソコンのフォローとかって時間をとられたりするんですね

松井：利用中のお客様が

片山：そうですね。サービスをすることによって例えばコピーの見込み客になったりすることとかがあるんで、ついつい過剰サービスをしてしまうところがあって。本人は一生懸命仕事しているんだけれども一日一週間終わってみて、じゃあ今月どれだけ商談できてるのって。50軒回った中で相談はこれだけしかないよってのが自分でわかるようになってきたんですね

松井：なるほど。そこのバランスが可視化できるようになったわけですね

片山：今までは一週間何件訪問しましたということしかわからなかったのが、訪問形態の種類が増えることによって、本当に商談が何件できているのかとかがはっきり見えるようになってきました

月一の営業会議では意味がない（13:46〜）

松井：なるほど。今のがその予定の時で、実績が終わった後の入力というのはどういった感じで

片山：実績終わった後はまず行ったか行かないか。行った時にお客様にまず会えたか会えていないかですね。行ったか行かないか。あと会えたか会えていないか。それと本来の目的が達成できたのかできていないのか。その三つをチェックボックスに入れるようにしています

松井：会えたか会えなかったっていうのも重要な指標なんですか

片山：はい。一つはアポを取ろうねっていうところのデータとしてですね。やっぱりアポを取っていないからこれだけ、商談アポを取れていないから会えていないですよね、っていうのを認識して欲しくてやったんですけれども。これ顕著に出ていまして、当然商談のアポを取っているところは会えるんですよね。商談のアポを取らずに訪問したところは結構な確率で会えずに。だからそれを本当はも効率よく、もっとアポを取れば、無駄な訪問も減ってきますので、お互いたぶん楽になると思うんですけれども

松井：その気づきを数値として

片山：そうですね。気づいて欲しかったっていう部分がありますね

松井：なるほど。その辺りを最初入れてもらったのをグラフで見て、それを見ながら片山さんがフォローするという

片山：そうですね。今までは月初の営業会議で先月の結果報告だけをしていたんですね。訪問件数が多かったとか少なかったとか

松井：月一で作るレポートをもとに

片山：そうですね成績が良かったら胸張ってるし、成績が悪くて訪問件数が少なかったらシュンとしているだけなんですけども。でもそれって実はあまり意味がないんですよね。営業会議の時にこう俯いてるだけなんで。はい分かりましたって言うけど、結局それで変わるかって言うとあんまり変わらないんですよ。本来ならば月半ば週半ばで今週こうだから来週は頑張ろうねってのがあったら、色々具体的なアドバイスも出来るんですけども

松井：月一のレポートだと次の一ヶ月後になっちゃうわけですね。その間の結果報告と言うか

片山：本来なら月半ばで、軌道修正することによって月末に結果が出てくると思うんですけれども。月変わってやっても結局またゼロからのスタートなんで。同じことを繰り返すだけなんですね

松井：数値を分析できるようにするって言うと、監視社会じゃないですけど、どれくらい今やっててっていう監視的なイメージがありますけど

片山：当初はそういったところも正直あって導入したんですけれども、先ほども言いましたように営業の中身が見えてきますので。本人も当然気づいてもくれますし、当然みんな成績、業績を上げたくてやっているわけなんで

松井：こまやかな頻度を上げながらのフォローを

片山：そうですね。数の多い少ないをほめたり責めたりするんじゃなくして、その結果が出ていない原因をアドバイスできる

松井：細い軌道修正をやっていきたいところですよね

片山：今月数が少ないよっていうわけじゃなくって、これが少ないから見込みになっていないということを、具体的なアドバイスで。今まではどっちかと言うと根性論だけだったんですよね。できなかったのが、どこに原因があるのかというのが見えてきたので、より的確なアドバイスができるようになったと思います

松井：正直なところ月初にレポートがあって、言われたとして、じゃあそれを変えようと思った時に、変えられるスケジュールってですね。少なくとも今日のスケジュールとかって、中々バッと変えられるかというと。まぁ変えられますけど、さっきのアポのない訪問を増やすとかになっちゃうと思うんですよ。で、計画的に始めようと思うと、どうしても月の後半とか、翌月とかになっていくっていうのが、それこそ途中から始めていけば1ヶ月早く始められるっていう

片山：やっぱり営業っていうのは、業績の数字っていうのは一応1ヶ月単位の数字で出ますんで。1ヶ月経ったら0スタートなんですよね。仮に先月もし色々と反省点があってもまたゼロスタートする時に、多分途中で忘れてしまうんですよね。それが月半ばであれば、軌道修正ができる。前半にもしまずいところがあれば、それを軌道修正すれば月末には数字も業績もあげられる可能性は十分にあるんですよね

日報アプリの工夫（18:19〜）

松井：ありがとうございます。そういう意味では本当に今、紙ベースでそういった営業様の行動の管理、定量的なのができていないっていうところだと、日報だけでもいいんで、初めて見るとそれだけでも効果が

片山：そうですね。今はアプリも何十もあるんですけれども、kintone導入して一年間日報アプリだけでやっていましたので

松井：そこからあれですね、次に案件を始めて。受注データの管理、最終的に顧客と結びつけていくっていうことを仰っていたので、そちらもまたkintone hiveの中でもお話しいただくと。

片山：そうですね。明日はそういったお話をさせていただく予定です

松井：また後日記事も出るかと思いますので、こちらもまたお聴きの方もですね、ご覧いただきたいなと思うんですけれども。あえてもうちょっと日報の細かいところをお聞きしていくと、標準機能でやりつつも、営業様の手間を減らすためにJavaScript だったり工夫もされているというお話があったのでお聞きしたいんですけれども、フィールドのコピーをするというボタンを置いているんですね

片山：今までその訪問先というところはですね、あえてお客様には手入力してます。まず原因としてはですね、まずルックアップがなかったというのが一つの原因なんですが。当初から訪問先名は手入力していたんですね。そのルックアップができましたので今は弊社で顧客DBっていうか、お客様のアプリとルックアップで関連付けましてお客様履歴の方で訪問履歴を見れられるようにしているんですが、例えばその顧客DBというアプリに登録していないお客様にも訪問するケースがありますよね

松井：そうですよね

片山：そういったいわゆるマスターアプリに登録していない日報を入力しようと思ったら、まずマスターアプリに登録をするという作業をしなければいけないので、逆に日報を入力するのが面倒くさくなってくるんですよね

松井：たしかに

片山：だからそれを防ぐためにマスターアプリになくても入力できるように、あえて得意先訪問先は手打ち入力すると言うのをしていますね。ただし当然マスターアプリとルックアップで連携したいのですから、別フィールドでルックアップフィールドがあるんですが、同じ名前を2回入力するの嫌ですよね。

松井：面倒くさいですよね

片山：A社って入力するのにまた lookup A社って入力する。それはさすがにかわいそうだと思ったので、ボタンこれは JavaScript で、ボタンをクリックしたら訪問先名に入っているユーザー名がコピーされるようなボタンを作りまして、ボタンを押してルックアップ作業で入力できるようにしてます

松井：同じように案件もルックアップで

片山：そうですね。案件の方にも同じルックアップで

松井：さらに言うと、その案件のルックアップをしておくと、日報の中で案件確度も

片山：そうなんです。確度は案件の方で A見込みとか B見込みとかもたしてるんですが、以前はですね、訪問してランクアップすれば、案件アプリを開いて確度を変更してねって言ってたんですが当然面倒くさいんですよね。

松井：そうですね、はい

片山：で、今は日報の方で訪問確度っていうフィールドを作りまして、訪問確度で例えば B 見込みのお客様がA見込みにランクアップすれば日報の方でA見込みにすれば案件の方も勝手にB 見込みに変わるように。これはCUSTOMINEというサービスを利用させていただいておりまして

松井：JavaScript を作れるような

片山：そうですねはい

松井：それは多分後からついてきたようなものだと思うんですけれども。最初は本当にそういったものも、kintoneにJavaScriptもなかった時代だと思うんですけれども、定着して、で効率を上げて行こうっていうことになっていくと JavaScript なり。CUSTOMINEでもしかしたら、さっきのコピーとかも

片山：そうですね、多分CUSTOMINEでもコピーとかできると思います

松井：っていうのなんかもお勧めができるかもしれないですね

片山：そうかもしれないですね

松井：ありがとうございます。かなり具体的な日報のことをお聞きできたなと思ってまして、ちょうどお時間もいいところなので、この辺りで終われたらと思うんですけれども。そうですねkintone hiveの話ですともっとここから先のお話ですね

片山：そうですね、今様々なアプリ、今日報が一番スタートで、逆にですね日報を1年使った成果が、逆に良かったと思っているんですけれども、日報が本当に弊社にとってkintoneにとって本当に記念すべき第一号のアプリなんで、思い入れのあるアプリです

松井：ありがとうございます。それこそ基幹との連携だったりとか、電話のCTI との連携だったりとか、色々なお話もありますので、また是非そちらのお話もできればと思いますので、よろしくお願いします