広報活動に差がつく！？4つの「kintone」アプリ
こんにちは！広報の業務に使う「kintone」アプリ活用事例が知りたい！というリクエストをいただいたので、ブログでもご紹介したいと思います。
今回はサイボウズの広報担当者にインタビューして、アプリ作成のポイントや、便利なところを聞いて来ました。
メディアリストや、記者会見や取材履歴、クリッピング記事など、広報活動に欠かせない情報をシステム化できずに困っている・・・・そんな課題を解決する方法をぜひご覧ください。
社内だけじゃない！「kintone」アプリを4社で使う方法とは？
サイボウズの広報に使っている「kintone」アプリは全部で4つあります。
- プレスリリース依頼箱
- クリッピング
- コンタクト履歴
- メディアリスト
サイボウズでは、これらのアプリを社内のメンバーだけではなく広報活動をお手伝いいただいている取引先の企業の方とも共有しています。
他社の方には、「ゲストユーザー」という自分が招待された「ゲストスペース」のみアクセスできるアカウントを発行してしています。社内の環境と分離することにより、社外秘の情報が漏れることなく安全に情報共有を行える仕組みです。
さらに、それぞれの企業で業務に必要なデータ以外の閲覧や書き出しができないように、アクセス権を設定してあります。たとえば、メディアリストを確認する必要のないクリッピング会社の方からは、クリッピングアプリのみアクセスができるようになっていて、メディアリストやコンタクト履歴は閲覧できないようになっています。また、誰がいつどんな情報を書き出したのかが監査ログに残るので、安心です。
広報業務に欠かせない4つのアプリ
ここからは、サイボウズの広報で活躍中の「kintone」アプリをご紹介します。
1.プレスリリース依頼箱
社内からプレスリリースの依頼を受付けるためのアプリです。新製品を告知したいプロジェクトマネージャーや、業績報告を出すIR担当、パートナー企業との協業を発表する営業担当など、プレスリリースを出したい人が配信依頼を登録します。広報担当は、登録された依頼を確認して、リリース日程が重ならないように配信スケジュールを調整します。
カレンダービューを使えば、リリースの日程が重なっていないかひと目で確認できます。
また、その後の原稿確認など、実際にプレスリリースリリースの配信までのコミュニケーションにも、このアプリを使っています。
担当者と広報担当者でコミュニケーションをとりながら、プレスリリースの原稿を作っています。
プレスリリース依頼箱は、HP更新依頼アプリの使い方ともよく似ています！詳しくはこちらをご覧ください。
▽サイボウズ社内で「kintone」はどう使われているの？【HP更新依頼編】
2.コンタクト履歴
コンタクト履歴では、取材の履歴、発表会の参加状況、キャラバンの履歴を管理しています。きちんと管理をしておくことで、次の発表会のお誘いやどんな情報に興味を持ってくださっているのかがわかります。
この他にも取材対応者や記事の掲載日などの履歴を管理しています。
3.クリッピング
クリッピング会社さんに一週間に一度、掲載記事をアプリに登録してもらっています。
どんな媒体でどんな記事が掲載されたのかの情報を集約しています。
クリッピングアプリでは、広告換算費も合わせて管理しています。簡単にソートやグラフ表示ができるので、広告換算価値の高かったプレスリリースや記者会見などが簡単に確認でき、次の企画に役立ちます。
4.メディアリスト
大切に集めてきたメディアリストも、「kintone」で管理しています。メディアの記者さんと知り合う度に、お名前や連絡先、担当されている媒体や業種などのジャンルを登録しています。
記者さんとの関係づくりには欠かせません。
メディアリストは、カテゴリー分けの設定が使いやすさのポイントです。メディアリストアプリの情報は、プレスリリース配信代行会社の方と共有しています。プレスリリースを配信するときは、配信代行会社さんがリリースの内容に合わせた媒体カテゴリーと媒体ジャンルに絞り込み、それぞれの記者さんの興味がありそうなリリースが届く仕組みになっていますサイボウズでは媒体カテゴリー（新聞や雑誌、Webメディアなど）と媒体ジャンルを別々に管理しています。
サイボウズのプレスリリースの配信先は、IT、ビジネスジャンルが多いのですが、医療系の活用事例やサービスのプレスリリースだと、医療ジャンルの記者の方にお送りするというケースもあるため、媒体ジャンルの分類が必須です。
また、関連レコードに「2.コンタクト履歴」と「3.クリッピング」の情報が表示されるようになっています。それぞれの記者さんが過去に参加してくださった記者会見の記録や書いてくださった記事の情報を一元管理できるところが便利なところです。別々に検索しなくても、記者さんとのやりとりがひと目でわかります。
さらに、変更履歴を残せるので、記者さんの異動や会社の移転にもバッチリ対応できます！
変更履歴の「変更箇所を表示する」をクリックすると、変更範囲が緑色にマークされます。
まとめ
いかがでしたか？
今回はサイボウズの広報が使うアプリ4つをご紹介しましたが、それぞれのアプリだけでも十分活用効果が出せます。まずは無料でお試しください。
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