【Cybozu Days】ユーザーがリアルに語る"すごくなくてもいい"kintone活用術
2021年11月1日～2日にかけて、幕張メッセにてCybozu Daysが開催されました。
Cybozu Daysとは、kintone などの製品に関わる40以上のセッションと70を超えるブースを体感できる総合イベントです。
今回は、1日目に行われたキンコミセッション「ユーザーがリアルに語る"すごくなくてもいい" kintone 活用術」の内容について具体的に紹介していきます！
キンコミとは？
キンコミとは、kintone ユーザー様同士で活きた活用ノウハウをシェアし合う場所です。
2020年の10月にサイトがオープンし、サーポートセンターやヘルプではカバーしきれないようなユーザー目線のリアルな悩みや喜びが日々共有されています。
今回は、「キンコミ」を舞台に、「ユーザーがリアルに語る"すごくなくてもいい" kintone 活用術」というテーマのもと、キンコミユーザーであるサエラたなかさんとyamaさんにご登壇いただきました！
お二人と一緒に、kintone 活用術について詳しくお話ししていきます！
テーマ①なかなか kintone に割く時間が取れません。みなさんはどのような時間の使い方、工夫をされてますか？
1つ目のテーマは非エンジニア・総務経理担当の方の投稿から生まれたものです。
こちらの記事を読んでいる皆さまの中には、
「忙しくて kintone のことは後回しになってしまっている..！」
と感じられている方もいるのではないでしょうか？
実際、kintone を管理されている方のほとんどは他業務との兼任で行っています。
そのため、普段行っている業務をやりつつ、kintone による業務改善もしていく必要があるのです。
今回は、忙しい中でも kintone に割く時間をどのように確保しているのかについてお伺いしました！
yamaさん：「私はGoogleカレンダーに作業時間を入力することで、時間の確保を行っています。社員にも共有しているカレンダーなので、kintone で業務改善を行う時間だと周りにアピールをすることができます。また、自分でも先に作業用の枠を確保しておくことで、忙しい中でも他の業務との両立が行いやすくなります。短期的に考えると、業務改善は急がなくてもすぐには困らないため優先度が低くなってしまいがちです。しかし、長期的なメリットを考えて、業務改善は早いうちからやっておくことが大切です！」
続いて、サエラたなかさんは kintone にハマるための工夫、さらには周りの人と一緒に kintone を扱うための方法を伝授してくださいました。
サエラたなかさん：「最初はExcelファイルを kintone にそのまま読み込ませるので良いと思います。読み込んだファイルを使いやすくレイアウト変更をしたり、単純なグラフの設定などをしたりしてみると、なんとなく『 kintone やるやん！』『 kintone 面白いー！』と虜になってくるはずです。また、慣れてきたら自分が kintone を直すのではなく、周りにこうした方が良いとアドバイスをすることで、『自分がいなくても、他の人が kintone を扱うことができる状態』を作り出せるようにしています。」
kintone 担当者が一人で業務改善を行うのではなく、社内の人も巻き込んで改善を行うことで、全員が納得感を持った業務改善を行うことができそうですね。
yamaさん：「田中さんがおっしゃっているように、周りの人に kintone の使いやすさや作ることの大変さをわかってもらえると、Googleカレンダーに入っている kintone の予定も受け入れてもらいやすくなります。」
サエラたなかさん：「周りに分かってもらうことは大切ですよね。特に、いきなり kintone を導入しようとすると、周りの人は仕事が奪われてしまうのではないかと感じてしまうことがあります。そうではなくて、kintone を使うことで、仕事を共有・シェアできるようになっただけだと伝えたいですね。」
テーマ② kintone と Excel の使い分け、なにを基準にしてますか？
2つ目のテーマは、kintone とExcelの使い分けに関してです。
どちらも業務に便利なツールですが、kintone でもExcelでも実現できる業務改善の場合、どのような基準でツールを使い分けているかについてお伺いしました！
サエラたなかさん：「『今夜、自分が倒れたら...』を念頭に置いて、『すべてのファイルは誰かと共有すること』を徹底しています。『Excelファイルは報告用の資料作成などにとどめ、データ管理は完全共有のために kintone 』と社内でも口に出して言うようにしています。」
yamaさん：「自分一人のものはExcel、周りと共有すべきものは kintone にしています。Excelは表計算ソフトであるため、計算はExcelの方が得意ですが、データ管理や共有は kintone の方が得意です。だからこそ、それぞれの得意なものをうまく組み合わせて使うことがベストだと考えています。」
お二人とも共通して、kintone はデータの管理や共有に使うものと考えているようですね。
yamaさん：「とはいっても、Googleのスプレッドシートを用いてもデータを共有することが可能であるため、模索中なところもあります。スプレッドシートは共有するにしてもリンクが複数できてしまうため、データが分散してしまう可能性がありますが、kintone は1つの場所でまとめて管理・共有することができます。このような視点で考えると、やはり共有には kintone の方が良いのではないかと考えています。」
サエラたなかさん：「 kintone を利用することで、『誰がデータを持っているのか』を探す必要がなくなりますよね。また、スプレッドシートやExcelはいつ誰が変更したのかがわからないというデメリットがある一方で、kintone 上にはそれらがすべて残ります。」
yamaさん：「 kintone はレコード単位でコミュニケーションをとることができるのもメリットですよね。『これ更新したのなんで？』とその場で聞くことができるため、非常に便利だと感じています！」
それぞれのツールに強みがあるからこそ、強みを上手く組み合わせて使うことが大切ですね。
テーマ③ kintone を社内でより活用してもらうためのルールや方法、取り組みなどはありますか？
最後のテーマは、kintone の「浸透」に関してです！
kintone は導入してからがスタートであるため、社内に浸透させるために試行錯誤している方もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか？
こちらのテーマでは、どのようにして社内に kintone を浸透させたのかをお伺いしました！
サエラたなかさん：「現場で働く社員は、『今自分たちが使っているツール以外の選択肢』を知らない場合が多々あります。そのため、まずは今困っているExcelを kintone 上でアプリ化することからスタートします。さらにそのアプリにフィールド追加やコメント欄を追加することで、社内の人を虜にし浸透への一歩を進めることができます。」
田中さんはまずアプリにしてみる作戦で浸透させていったそうです。
yamaさん：「kintone はボトムアップからの浸透もありですし、部署トップからの業務命令として使わせるのも一手だと思います。大事なことは、『kintone 良いよね』と言ってくれる仲間が社内にいることです。自分一人ではなく、社内の人と一緒に kintone を浸透させていくことで、全員が納得感を持った業務改善を行っていくことができますよね。」
業務改善は一朝一夕では終わらないからこそ、社内の人を巻き込んで行っていくことは大切ですね！
おわりに
皆さま、少しでも共感するポイントはありましたでしょうか？
kintone の運用方法は100社100通りだからこそ、悩む機会もたくさんあると思います。
しかし、kintone には正解がないからこそ、ぜひ周りのユーザー様の活用方法もヒントにしながら、kintone の運用を楽しんでいただけると幸いです＾＾
kintoneコミュニティに興味を持ったら...
・kintoneの使い方がいまいち分からない...！
・kitnoneの運用ノウハウをもっと知りたい！
・kintoneを運用している方ともっと繋がりたい！
このような方は、ぜひキンコミを覗いてみてください！
これまで知らなかった新たな運用ノウハウや、周りのユーザーさんとのつながりができるかもしれません...！
ぜひ、充実したキンコミライフをお送りください！＾＾