こんにちは、あきこです。
突然ですが、サイボウズでは勤続5年ごとに"リフレッシュ休暇"を取得できる制度があります。
メールワイズという製品の担当者が、
この制度を使って、なんと、あのサッカーの祭典の応援へ旅立ってしまいました。

その間の留守を任されることになったので、先日のクラウドコンピューティングEXPOで、この「メールワイズ」が大活躍した私の実体験を語りたいと思います。
今回はkintoneの話は出てきません。

 はじめに

今年のクラウドEXPOでは、初めてkintoneのパートナー様と一緒に出展しました。

10社様13製品をお招きしての出展。
このような場合、事務局業務は、イベント代理店様にお任せするケースが多いと聞きます。

でも、何事も経験してみなくてはと、自分で事務局業務を行うことにしました。

 なぜ事務局対応に「メールワイズ」を選んだのか

まず悩んだのが、パートナー様との連絡ツールを何にするか。
kintoneのゲストスペースを使おうかと思いましたが、
今回はスムーズに運営するため、無難なEメールを使うことにしました。

次に悩んだのが、万が一自分が入院でもしたらどうしよう、ということ。
送受信メールのCcに上司を入れておく、という手もありますが、後から追うのが大変です。

そこで、メール対応を複数メンバーで共有できるメールワイズをひとりで使うことにしました。
メールワイズなら、いざという時も、ユーザーアカウントを追加するだけで過去の送受信履歴をラクに把握できるからです。

 活躍ポイント１："会社単位"で送受信履歴を確認できる

メールワイズを使って、まず便利に感じたのが、
パートナー様の"会社単位"で送受信履歴を確認できることでした。

1つのパートナー様で、複数のご担当者様とのやりとりが発生する場合があります。
まれにドメインも異なるケースもあります。
通常のメールソフトだと、「メールアドレス」単位では履歴を確認できますが、「会社」単位で把握するのは容易ではありません。

ですが、メールワイズなら、「会社」と「会社に所属する人」を紐付けて管理できるので、
ボタンひとつで会社単位の送受信履歴を確認できるのです！
記憶力に自信のない私には、この送受信履歴が本当に便利でした。

 活躍ポイント2：添付ファイルも付けられる"文面テンプレート"が便利

イベントでは、同じような連絡を複数の会社様に行うことがあります。
ただ、少しずつ連絡内容は違うため、BCCで一斉配信はできません。

そのような時には、「文面テンプレート」が活躍しました。
メールの作成画面から簡単にテンプレートを呼び出し、適宜編集して送信できるのです。

このテンプレートには添付ファイルも付けることができます。
運営マニュアルなどのファイル類も、効率良くお送りすることができました。

 活躍ポイント3：間違いを繰り返さないための"自動宛名差し込み"

このブログで公表するのはお恥ずかしいのですが、
一度、メール冒頭に誤って別のパートナー様の社名を記載してしまうミスを犯しました。
本当にあってはならないことで、二度と繰り返してはいけない過ちです。

しかし、自分の注意力だけで、100%繰り返さないと言える自信が持てませんでした。

そこで、「返信時の自動テンプレート挿入機能」を思い出しました。
この機能を使えば、アドレス帳に登録されている会社名を元に、返信時に自動で「○○○株式会社 ☆☆☆様」と挿入できます。

自分の注意力は信用できなくても、メールワイズのことなら信用できる。
大きな保険に入った気分でした。

 活躍ポイント4：訪問履歴や電話履歴も一緒に管理

メールが中心のやりとりでしたが、実際に打合せをしたりお電話したりすることもあります。
その時の議事録メモは、メールワイズの訪問履歴や電話履歴機能を活用しました。

例えば、必要なデモ用パソコンの機種やスペックなどを、メールの履歴と合わせて確認できるので、パートナー様の情報はメールワイズさえ見ればなんとかわかる、という状態になりました。

これで、私がいつ入院しても大丈夫です。実際には、私は至って健康でしたが。

 おわりに

このように、イベント事務局のメール対応でメールワイズに本当に助けられました。
慣れない対応で、パートナー様にはご迷惑をお掛けした部分もあると思うのですが、
メールワイズを使っていなかったら、この3倍はご迷惑をお掛けしていたところでした。

こんなに便利なメールワイズは、1ユーザー500円 、2ユーザーから利用できます！
つまり「月額1,000円」で使い始められるのです！

ご興味のある方はぜひ放課後相談会へお越しください！