明けましておめでとうございます！あーみんです。
今年は昨年以上に「kintone」の情報をたくさんお届けしてまいりますので、
2016年もどうぞよろしくお願いいたします♪

さて、今回は「関係会社や協力会社と一緒に kintone を使いたい」と題しまして、
2016年1月10日（日）のアップデートで新しく追加される「ユーザー情報の閲覧を制御する機能」についてご紹介をしたいと思います。

「kintone」は、クラウドサービスという特性上、環境を問わず様々な局面で利用することができます。そのため、関係会社や協力会社など、自社利用だけに閉じないのも大きな魅力です。
例えば、外注業者に業務指示を出し管理を行うときに「kintone」のアプリでスケジュールやタスク、課題の管理を行うと、時間や場所を問わずに情報共有できるほか、過去の履歴も追いやすくなります。

だだし、それでは実際に外部の会社と一緒に使ってみようという場合には、アクセス権に気を付けなければいけないこともあります。
例えば

・自社から各会社のユーザーは見えてもいいけど各会社間ではユーザーは見せてはいけない
・会社単位で利用可能なアプリやレコードを制御したい

といったことが挙げられます。

まずこれを実現する機能としてゲストスペースがあります。
ゲストスペースに参加しているゲストユーザーや、その中で作成したアプリやレコードは、そのゲストスペース内でのみ参照可能なため、十分なアクセス権を確保可能です。

しかし、ここで問題になるのが、自社視点からすると同じようなアプリが増大することによる影響です。ゲストスペースを利用した場合、各会社ごとにゲストスペースを作成することになります。これによって実際に利用するアプリも各会社ごとに分かれます。そうなると、例えば課題管理を行うアプリを作成すると考えた場合、それが取引先の会社の分だけアプリの変更が必要になると、各会社向けに作成したすべてのアプリを変更する必要があります。また、各会社のメンバーは良いですが、自社のメンバーとしては確認するべきアプリが複数に分かれてしまうので、集約して見ることができないという問題点もあります。

そこで、ゲストスペースではなく、各会社のユーザーをドメインユーザーとして運用する場合を考えます。
この場合、特定のユーザー選択フィールドを使ってレコードのアクセス権をかけると、1つのアプリを各会社共通で利用できます。

しかし、こちらもいくつか問題があります。具体的には

- ユーザー選択フィールドで各会社間を超えてユーザーを選択できる
- 各会社間でピープルの閲覧・投稿ができる
- 各会社間でメンションを送信できる

といった点です。
各会社がグループ会社で特にユーザー情報が見えても良い場合は問題ありませんが、各会社がそれぞれ取引先だったりするとそういうわけにもいきません。

1月版の新機能では、こういった問題を解決します

1月版では、新たにユーザー情報の閲覧を制御する機能が追加されました。
これは、cybozu.com 共通管理において、最上位組織が異なるユーザー間でユーザー情報が閲覧できなくなる機能です。

「ユーザー情報が閲覧できない」とは、該当ユーザーに対して下記の操作ができないことを示します。

- ピープル／プロファイル画面閲覧
- メンション／メッセージ送信
- ユーザー選択フィールドでのユーザー選択

この機能を利用すると『自社は各会社のユーザーを参照したいけれど、各会社のユーザー同士では参照させたくない』という運用が実現できます。

ただし、スペースのメンバーとして参照許可の無いユーザーを指定することによって、そのユーザー同士が参照ができるようになるわけではありません。
この場合は、上図のように参照を許可する組織を作り、その組織をスペースのメンバーとして指定する必要があります。

これで、安全性の確保された状態、かつ、アプリが集約されていて使い勝手の良い企業間利用が可能です。
是非とも新機能をお試し下さい！