サイボウズ社内で「kintone」はどう使われているの?【HP更新依頼編】

こんにちは!kintoneプロモーション担当あーみんです。
毎日暑いですね。「暑い」以外のトピックがなかなか出てこないくらい暑いです。

皆さまは夏にどんな魅力を感じますか?
わたしは基本的に夏が苦手ですが、真夏に外で飲むビールだけは大好きです。

さて、今回はサイボウズで実際に使われているkintoneアプリ【HP更新依頼編】と題しまして、
アプリの活用方法をご紹介してまいります!

【HP更新依頼】のHP「ホームページ」の略称です。ヒットポイントではありません。

わたしが所属する部署には、プロモーションチームの他にWebチームが存在します。
Webチームのお仕事は、その名の通り「自社のWebに関わる業務全般」を担当しています。
新しくページを制作したり、社内から上がってくるホームページの修正依頼に対応したり、
その業務範囲は多岐にわたります。

皆さまの会社では、ホームページに何か新たな情報を追加したり、古い情報を削除したい場合、
どのような手順で担当者さんに依頼をしていますか?
サイボウズ流の更新依頼方法は次のような感じです。

1.思う

まず「kintoneWebサイトの、ここをこうしたいなぁ」といったたぐいのことを思います。

言うだけタダ、思うのもタダ

言うだけタダ、思うのもタダ

 

このくだり、本当に必要だった?

このくだり、本当に必要だった?

餅は餅屋、WebはWeb屋。
ここは素直に専門家にお願いしましょう。

2.HP更新依頼アプリに登録する

依頼したい内容が決まったら、さっそくkintoneアプリに登録します。

必要事項をなるべく簡潔に、でも丁寧に入力します

必要事項をなるべく簡潔に、でも丁寧に入力します

基本は文字ベースでの依頼ですが、デザインを変えたい場合などは
デザインラフ案を作成して、添付ファイルフィールドに載せて登録したりします。

HP更新依頼の流れを簡単に図解すると下記のような感じです。

依頼者とWebチームの作画が違うという点は気にしないでください

依頼者とWebチームの作画が違う、という点は気にしないでください

図で表すとかなり単純なフローです。

依頼者がアプリに登録するとWebチーム3名に通知が飛びます。
その中で誰が担当するかを割り振り、手が空き次第順次対応、終わったらステータスを「完了」に。

 

依頼する側としては、アプリに登録さえすれば担当さんが依頼を認識してくれる点や、
対応中になったらステータスを「対応中」に変えてくれるので、作業の進捗が見える点などが嬉しいです。

またコメント機能は、1つの依頼に対してコメントをつけてコミュニケーションを取ることができるので
「ここはこうした方がいいと思うのですがいかがですか?」「公開を早めることもできますが、どうしますか?」「この間貸した300円、早く返してくれませんか?」など、細かい連絡事項のやり取りをすることもできます。

わたしのような依頼者の場合は・・・

とんだうっかり野郎です

とんだうっかり野郎です

確認が遅くなって、コメントで催促していただくこともあります。テヘ。
サイボウズのWebチームの皆さんは本当にしっかりしていらっしゃるので、頭が上がりません。

このように、いまどういう状況か、どういう問題が発生しているのか、
いつ公開になるか、なども逐一細かく連絡してもらえるので、
我々にとっては無くてはならないツールなのです。

もちろん、他のチームの誰かが登録した依頼をみることもできるので、
同じようなページを作る際の参考にさせてもらったりすることもたまーにあります。
逆に同じチームの誰かが既に同じ依頼をしていないか、確認することもできますね。

3.公開完了


以上のフローを経て、無事にWebサイトに新たな情報が追加されました。
ちなみに今回の依頼は、現在実施中の「kintone 全国セミナー」の日程追加依頼です。

もしこの記事を見て「え?kintoneってむっちゃ便利やん!」と思った方!
まずはぜひ「kintone全国セミナー」に足を運んでみてくださいね☆
※2014年7月16日現在は東京の日程しか公開しておりませんが、近々大阪開催もやる予定です!
お楽しみに!

ちなみにお越しいただいた方全員に、よく冷えたボウズマンウォーターをお配りしております。

それでは、また!
▼kintone でHP更新依頼を管理したくなった方はぜひWebサイトへお越しください

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